Bruken av skybasert programvare har blitt en naturlig del av norsk arbeidsliv. Ifølge Statistisk sentralbyrå kjøpte 67 % av norske foretak med minst 10 ansatte, innenfor næringene undersøkelsen omfatter, nettskytjenester i 2025.
Samtidig vokser antallet applikasjoner virksomhetene må administrere. I Oktas Businesses at Work 2025 hadde virksomhetene i datagrunnlaget i gjennomsnitt 101 applikasjoner.
Ett Microsoft 365-abonnement her, et prosjektverktøy der og flere spesialløsninger kjøpt av ulike avdelinger kan raskt gjøre helheten uoversiktlig. Når applikasjoner, avtaler og brukere administreres på forskjellige steder, blir det vanskeligere å vite om alle lisensene faktisk brukes, og om virksomheten får tilstrekkelig verdi for pengene.
Spørsmålet er derfor ikke bare hvor mye dere bruker på programvare. Det er hvor mye av programvaren som gir reell verdi.
Hvor forsvinner pengene?
Unødvendige programvarekostnader skyldes sjelden én stor feilinvestering. Vanligvis er det summen av mange mindre abonnementer og lisenser som ikke blir fulgt opp. I sin veiledning om SaaS-kostnadsstyring trekker ManageEngine frem manglende innsyn i faktisk bruk, ukjente eller ikke-godkjente applikasjoner - ofte kalt Shadow IT, vanskelig kostnadsfordeling og ukontrollerte fornyelser som sentrale utfordringer.
- Ubrukte lisenser: Kontoer kan bli stående aktive etter at ansatte slutter eller bytter rolle. Andre har dyrere lisensnivåer enn arbeidsoppgavene krever.
- Overlappende verktøy: Forskjellige avdelinger kan kjøpe løsninger som dekker de samme behovene, for eksempel prosjektstyring, fillagring eller rapportering.
- Automatiske fornyelser: Avtaler kan bli fornyet før virksomheten rekker å kontrollere bruk, lisensbehov og alternative løsninger.
Oversikten er ofte fordelt mellom flere
Økonomiavdelingen ser fakturaene, IT ser brukerkontoene, innkjøp kjenner avtalene og avdelingslederne vet hvilke verktøy medarbeiderne trenger. Likevel mangler mange en samlet oversikt.
Resultatet er at alle sitter med en del av informasjonen, men ingen kan svare sikkert på:
- hvilke SaaS-applikasjoner virksomheten bruker
- hva de samlet koster
- hvem som eier de ulike avtalene
- hvilke brukere som faktisk benytter dem
- hvor mange lisenser som er aktive
- hvilke avtaler som snart skal fornyes
Hvorfor er ikke et regneark alltid nok?
Et regneark kan være et godt sted å begynne. For virksomheter med få applikasjoner kan det også være tilstrekkelig. Utfordringen kommer når SaaS-porteføljen vokser og opplysningene endres raskere enn noen rekker å oppdatere dem.
Nye ansatte begynner, andre slutter, lisenser endres og avdelinger tar i bruk nye tjenester. Et regneark viser bare det som sist ble registrert. Det viser ikke nødvendigvis om en bruker har vært aktiv den siste måneden, om et abonnement er kjøpt utenfor den vanlige prosessen, eller om lisensbehovet har endret seg.
Manuell oppfølging gjør også virksomheten avhengig av at én eller flere personer husker å oppdatere oversikten. Når informasjonen brukes som grunnlag for en større fornyelse, kan mangelfulle eller utdaterte bli kostbare og tidkrevende.
SaaS-kostnader handler også om sikkerhet
En ukjent eller ubrukt applikasjon er ikke bare en økonomisk utfordring. Den kan også representere en konto, en integrasjon eller virksomhetsdata som ikke lenger følges opp.
Dersom en tidligere ansatt fortsatt har tilgang til en skytjeneste, eller en avdeling bruker en applikasjon IT-avdelingen ikke kjenner til, blir det vanskeligere å kontrollere hvem som har tilgang til hvilke data. Det kan også være uklart hvordan leverandøren behandler informasjonen, og om tjenesten er vurdert etter virksomhetens krav til sikkerhet og personvern.
Bedre SaaS-styring kan derfor bidra til både lavere kostnader og bedre tilgangskontroll. Når virksomheten vet hvilke tjenester som brukes, hvem som bruker dem og hvem som har ansvaret, blir det enklere å følge opp tilganger når ansatte begynner, bytter rolle eller slutter.
Slik får dere bedre kontroll på SaaS-lisensene
En full gjennomgang trenger ikke begynne som et stort prosjekt. Start med de største eller mest utbredte avtalene, og bygg oversikten gradvis.
1. Kartlegg applikasjonene
Lag en samlet oversikt over både sentralt innkjøpte løsninger og tjenester som er kjøpt av enkeltavdelinger. Ta med leverandør, avtalens eier, kostnad, antall lisenser og neste fornyelsesdato.
2. Sammenlign tildelte lisenser med faktisk bruk
Undersøk hvilke kontoer som er aktive, hvor ofte tjenestene brukes, og om brukerne har riktig lisensnivå. Se spesielt etter kontoer som ikke har vært brukt på en stund.
3. Se etter overlapp
Gruppér applikasjonene etter funksjon. Hvis flere løsninger dekker samme behov, bør dere vurdere om alle er nødvendige eller om virksomheten kan standardisere på færre verktøy.
4. Etabler ansvar og faste rutiner
Hver applikasjon bør ha en tydelig eier. Bestem hvem som skal godkjenne nye abonnementer, følge opp fornyelser og kontrollere at tilganger fjernes når ansatte slutter. Gjennomfør regelmessige lisensgjennomganger i god tid før avtalene skal fornyes
Samle oversikten med SaaS Manager Plus
Når antallet applikasjoner og brukere blir stort, kan et eget verktøy gjøre oppfølgingen enklere. ManageEngine SaaS Manager Plus samler informasjon om SaaS-applikasjoner, abonnementer, brukere, kostnader og fornyelser i én løsning.
Løsningen kan blant annet hjelpe virksomheten med å:
- identifisere inaktive og lite brukte lisenser
- samle informasjon om applikasjoner, brukere, avtaler og kostnader
- følge med på aktivitet og få varsler om kommende fornyelser
- administrere brukere og oppdage ukjente SaaS-applikasjoner
- integrere med blant annet Microsoft 365, Google Workspace, Adobe, Salesforce, Slack og Jira
Målet er ikke nødvendigvis å fjerne flest mulig applikasjoner. Det er å sikre at virksomheten betaler for de riktige løsningene, på riktig lisensnivå og til de brukerne som faktisk trenger dem.
Vil dere finne ut om SaaS Manager Plus passer for virksomheten?
Ta kontakt med oss for en uforpliktende gjennomgang av dagens SaaS-miljø og mulighetene for bedre lisens- og kostnadskontroll.